Penerapan Knowledge Sharing dan Implementasi dalam Organisasi

NAMA: CAHYARANI PERMATA AJI.

NIM: 071116049.

PRODI: ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN.

UNIVERSITAS AIRLANGGA

Penerapan Knowledge Sharing dan Implementasi pada Organisasi

Informasi adalah data yang telah diproses ulang menjadi bentuk yang memiliki arti atau memiliki makna. Informasi terbentuk dari berbagai macam data yang dikombinasikan kemudian diharapkan memiliki arti kepada penerima informasi tersebut. Contohnya: warna lampu traffic light (merah, kuning, hijau) pada awalnya hanya sebuah lampu yang belum memiliki makna di persimpangan jalan. Setelah diproses lebih jauh oleh penerima barulah ditemukan kegunaan dari lampu tersebut berdasarkan warnanya yaitu merah tanda berhenti, kuning tanda hati – hati, dan hijau tanda jalan. Warna tersebut kemudian menjadi suatu informasi bagi penerima atau pengguna, karena dari yang tidak tahu menjadi tahu yang kemudian akan tersimpan dalam memori manusia sebagai pengetahuan. Proses perubahan data menjadi informasi menurut  Daven dan Port dalam buku Paul L. Tobing dilakukan melalui beberapa tahap:

  • Contextualized: memahami manfaaat dari data yang terkumpul.
  • Categorized: memahami unit analisis atau komponen kunci (keyword) dari data.
  • Calculated: menganalisis data dengan menggunakan metode statistika.
  • Corected: menghilangkan kesalahan dari data.
  • Condensed: meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.

Sedangkan pengetahuan atau knowledge merupakan informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal tersebut terjadi pada saat suatu informasi digunakan sebagai dasar untuk bertindak atau dasar untuk mengambil keputusan yang berbeda di suatu institusi agar lebih efektif. Berbagai definisi telah diutarakan tentang pengertian dari pengetahuan (knowledge). Pengetahuan bukan sebagai data maupun informasi. Namun bisa berhubungan dengan keduanya. Pengetahuan adalah suatu data dan informasi yang dibagikan atau disharingkan antara individu maupun kelompok melalui fakta, kebenaran, kepercayaan, pengalaman, dan penilaian. Sedangkan Knowledge Sharing didefinisikan sebagai suatu pertukaran pengetahuan antara dua individu; satu orang sebagai komunikator pengetahuan, satu orang lainnya mengasimilasikan pengetahuan dari si komunikator (Jacobson, 2006). Terdapat definisi lain menurut pernyataan dari West dan Meyer, 1997 bahwa Knowledge Sharing merupakan proses dimana seorang individu secara kolektif interaktif memperbaiki sebuah pemikiran, saran, gagasan, ide, sesuai dengan petunjuk pengalaman. Kemudian Hoff dan Ridder (2004) memberikan pemahaman tentang Knowledge Sharing adalah suatu proses dimana individu secara mutual saling bertukar pikiran mengenai pengetahuan yang dimiliki (tacit and explicit) dan secara bersama menciptakan pengetahuan baru.

Knowledge manajemen sangat penting diterapkan dalam suatu organisasi. Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu mendorong kemajuan organisasi tersebut agar organisasi dapat bertahan hidup. Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi dapat disharingkan kepada tiap individu sehingga pengetahuan organisasi bisa mengakar dan tidak akan hilang. Oleh sebab itu setiap individu harus sharing pengetahuan kepada individu lain dalam organisasi tersebut.

Globalisasi pada saat ini telah membuat perubahan peradaban manusia semakin dinamis dan cepat dalam segala aspek kehidupan. Dampak dari globalisasi tersebut adalah perkembangan teknologi informasi yang semakin akseleratif setiap saat. Begitu juga dengan adanya persaingan yang semakin ketat dan kompetitif. Kondisi seperti ini menyebabkan suatu organisasi harus memiliki metode baru untuk menyikapi semua yang akan terjadi agar dapat bertahan hidup. Salah satunya dengan metode pengembangan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas.

Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi menjadi suatu faktor penentu pertumbuhan dan perkembangan organisasi, oleh karena itu diperlukan manajemen yang baik tentang bagaimana suatu pengetahuan dapat diperoleh, kemudian dikelola, serta dimanfaatkan dengan baik oleh organisasi. Hal tersebut dilakukan untuk lebih meningkatkan kinerja dari organisasi agar dapat menghadapi persaingan global yang semakin ketat. Sehingga diperlukan proses integrasi pengetahuan dalam kerangka pengembangan sumber daya manusia (SDM) pada suatu organisasi.

Pada dasarnya pengetahuan merupakan milik seorang individu. Namun dari pengetahuan seorang individu dapat juga dimanfaatkan oleh organisasi dengan memberikan wewenang kepada individu dalam proses pengembangan pengetahuannya sendiri. Oleh karena itu diperlukan proses belajar mengajar untuk meningkatkan pengetahuan. Contoh: Di suatu instansi perpustakaan terdapat salah seorang pustakawan yang sangat ahli di bidang klasifikasi. Namun pustakawan tersebut tidak lama lagi akan pension, oleh karena itu pengetahuan tentang klasifikasi yang dipelajari selama bekerja harus di sharingkan kembali kepada penerusnya agar memahami bagaimana cara mengklasifikasi dan mengimplementasikan dalam pekerjaan sehari – hari. Pengetahuan yang dimiliki oleh pustakawan tersebut merupakan pengetahuan individu yang juga bermanfaat untuk organisasi, sehingga organisasi dapat eksis bertahan hidup.

Pada suatu organisasi bisnis maupun non bisnis diperlukan adanya learning organization sebagai upaya menjadikan organisasi yang kompetitif. Dalam hal ini manajemen pengetahuan sangat penting untuk pengelolaan yang tepat dalam menghadapi persaingan global.

Alur proses penciptaan pengetahuan di organisasi antara lain:

  1. Proses pengadaan informasi: proses ini memungkinkan suatu organisasi mengumpulkan berbagai macam informasi yang relevan yang dibutuhkan oleh pengguna sistem manajemen pengetahuan. Terdiri dari dua informasi yang dikumpulkan yaitu informasi tidak terstruktur, informasi semi terstruktur dan informasi terstruktur.
  • Ø Informasi tidak terstruktur: Proses dimana pengetahuan yang dihasilkan oleh organisasi belum fokus terhadap ketertarikan tertentu. Memiliki tujuan untuk memotivasi anggota atau pustakawan dalam organisasi agar tertarik untuk sharing pengetahuan.
  • Ø Informasi semi terstruktur: Penciptaan informasi ini dapat melalui proses diskusi antar pustakawan. Setelah pustakawan memiliki interes maka dilakukan diskusi antar pustakawan agar diperoleh informasi yang lebih spesifik.
  • Ø Informasi terstruktur: Apabila pada saat diskusi dirasa pengetahuan sudah tercipta dengan detail dan terstruktur, maka pustakawan harus mengarahkan kedalam proses pembelajaran selanjutnya. Pengetahuan yang tercipta pada proses ini akan disimpan kedalam repository (contohnya: perpustakaan digital) agar dapat menjadi referensi dalam proses penemuan informasi yang dibutuhkan.
  1. Mekanisme transformasi pengetahuan dalam proses pembelajaran organisasi. Transformasi ini berkaitan dengan mental dan budaya individu yang teraktualisasikan ke dalam kegiatan sehari – hari dalam organisasi yang kemudian disepakati secara bersama. Hal yang penting dalam knowledge management adalah terbentuknya lingkungan belajar yang kondusif, sehingga para pekerja termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi serta pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan menumbuh kembangkan pengetahuan individu sendiri. Pada akhirnya seorang individu mau berbagi pengetahuan baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi, atau dengan kata lain knowledge management focus agar manusia didalamnya produktif utnuk menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi pengetahuan yang dimilikinya.
  2. Sosialisasi dan promosi. Sistem manajemen pengetahuan yang dibuat oleh organisasi tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ada proses sosialisasi dan promosi pengetahuan. Oleh karena itu perlu strategi yang tepat guna agar para anggota atau pustakawan dalam organisasi untuk memanfaatkan dan menggunakan sistem tersebut.

Referensi:

Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.

Davenport, Thomas H and Prusak, L, “Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know”, Harvard Business School Press, Boston, 1998.

Davidson, Carl & Philip Voss, “Knowledge Management : An Introduction tocreating  Competitive Advantage fromintellectual capital”, Vision Books, New Delhi, 2003.

Harvard Business School Press, “Harvard Business Review on Knowledge Management”, Harvard Business School Press, Harvard, 1998.

http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/, 6 November 2013 jam 21.33.

One thought on “Penerapan Knowledge Sharing dan Implementasi dalam Organisasi

  1. Ping-balik: Knowledge Transfer And Sharing | wiimcaandra

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s